Auftraggeber: media pars GmbH, Berlin
Auftrag: Organisation im Vorfeld und Koordination der Gästehotel-Logistik vor Ort
Der Kreis der ca. 2.000 Teilnehmer setzt sich aus einem Teil des Konzernvorstands, den Vorständen der Marke VW sowie den weltweiten Führungskräften der Marke Volkswagen und diversen weiteren Gästen zusammen.
Die Veranstaltung wurde auf vier halbe Tage und somit vier Gruppen aufgeteilt. Am ersten Abend wurde alle vier Gruppen zu einer gemeinsamen Abendveranstaltung in der Autostadt zusammengebracht.
Die Zimmer-Kontingente der 13 Gästehotels wurden im Vorfeld verwaltet und entsprechend Bedarf und Stornobedingungen angepasst. Die Hotels wurden gebrieft, vier Hotelkoordinatoren, die mehrere Hotels betreuten, wurden eingewiesen und Änderungen und Wünsche der Gäste bis zum Anreisetag mit den Hotels abgestimmt. Abrechnungsrelevante Daten wurden vor Ort gesammelt, die Abrechnungen der Hotels im Nachgang geprüft und eine korrekte Abrechnung sichergestellt.
Ein enges und ineinandergreifendes Zusammenarbeiten mit dem Kunden, den Hotelansprechpartnern und der Gesamtlogistik (z.B. Transferlogistik und Teilnehmerhandling) sind unabdingbar.
